Vấn đề chung mà mọi doanh nghiệp đều luôn gặp phải

Khi tổ chức đã thông suốt luồng giao tiếp, làm việc, quy trình nội bộ thì hiệu suất tăng lên, hiệu suất của tổ chức quan trọng và là nền tảng cho tổ chức đi xa hơn, đi nhanh hơn.

Mọi doanh nghiệp đều có 1 vấn đề chung: Đó đứt gãy luồng giao tiếp và làm việc cộng tác, và hậu quả của nó môi trường làm việc số của doanh nghiệp bị đứt gãy, phân tán, không hiệu quả.

Đa số nay các công cụ anh em đang vận hành nội bộ là:

• Email thì xài Google Suite/ Outlook/ Webmail

• Task thì xài Trello, Asana, Google Sheet..

• Task cá nhân thì dùng Microsoft Todo, Google Task..

• Chat thì dùng Telegram, Zalo, Messenger..

• Truyền thông nội bộ cũng dùng Zalo, Facebook Group bí mật của doanh nghiệp, Email..

• Meeting online thì dùng Google Meet, Zoom..

• Tài liệu lưu trữ trên Google drive, onedrive, máy cá nhân, lưu trữ trên chat..

Và như các bạn thấy, luồng giao tiếp và làm việc cộng tác bị phân mảnh, nhân viên có 1 trải nghiệm không tốt khi phải chuyển qua lại giữa các hệ thống, không rạch ròi giữa làm việc công ty và những việc cá nhân, dễ bị noise khi đang cần làm cái này mà những cái khác xọt dưa vào.

Nó cũng giống như bạn đang ở 1 cân nhà 5 tầng, nhưng ở trong 1 cái hẻm: Mọi thứ muốn cần gì phải lái xe đi và mất nhiều thời gian vào việc di chuyển, chờ đợi: Đưa con đi học, bệnh viện, chợ búa, khu giải trí, nơi tập thể dục.. Và quan trọng là ở cái hẻm đó bạn rất khó giao tiếp gặp gỡ bạn bè.

Mọi thứ ngoài tầm tay của bạn, khi cần làm gì bạn cũng phải mất thời gian để di chuyển, tìm kiếm thông tin, phối hợp với nội bộ và những lời nói, lời hứa cần phải làm nó cứ trôi đâu đâu dẫn đến việc hay quên xảy ra, dẫn đến hiệu suất kém.

Điểm chung mọi doanh nghiệp đều bị và dẫn đến hiệu suất kém là:

1. Việc cần làm đến từ: Giao tiếp, chat, kế hoạch công việc, mà phần lớn là những việc phát sinh qua chat, trao đổi => Không được ghi nhận lại một cách dễ dàng và truy xuất lại ngữ cảnh phát sinh ra vấn đề đó, dẫn đến cách hiểu mỗi người mỗi khác và làm qua loa cho có việc (nếu làm)

2. Việc cần làm không có sự hiện diện ở 1 nơi thuận tiện nhất: cả trên máy tính, điện thoại, nó bị phân mảnh khắp nơi: nhớ trong đầu, trong đoạn chat, trong sổ.. Cá nhân chưa có sự thói quen quản lý, thiếu sự kỉ luật và đồng hành cùng làm việc.

3. Ngay cả việc giao tiếp chung phòng ban, team còn không hiệu quả, thì việc làm việc liên phòng ban sẽ càng khó khăn, và dễ bị sinh ra suy nghĩ làm khó dễ, quan liêu.

4. Và khi những việc cần làm không được thực hiện, lời nói cam kết bị quên lãng, dẫn đến hiệu suất kém, càng ngày nội bộ càng có nhiều vấn đề âm ỉ, các định kiến dần hình thành, và gây ra sự rạn nứt.

5. Sự giao tiếp trong tổ chức không còn có sự xuyên suốt nữa mà chuyển thành nhiều ốc đảo, thành các nhóm chat riêng của từng nhóm, team, 1 người tham gia quá nhiều nhóm chat để nắm thông tin, nhiều nhóm quá bị rối và tắt hết các thông báo, chỉ nhận khi ai đó mention riêng, hoặc phải mention tất cả, thông tin quá nhiều nhân viên không biết rõ thông tin đầy đuôi.

Như vậy có thể thấy, việc giao tiếp và cộng tác nó quan trọng như thế nào.

Như vậy làm sao để giải quyết được vấn đề này?

Bài sau mình sẽ hướng đến việc giải quyết vấn đề này bằng giải pháp Lark, Lark là 1 giải pháp Unified Communication & Collaboration (UC&C), giúp nhất thống toàn bộ kênh giao tiếp và làm việc cộng tác, quy trình của doanh nghiệp lại 1 nơi.

Và điều đó giải quyết các vấn đề trên, tất nhiên việc kỷ luật cá nhân, văn hóa doanh nghiệp cần có sự cam kết, gương mẫu từ lãnh đạo thì việc duy trì và tuân thủ đảm bảo cho hiệu suất.

Tất nhiên điều này nó cần sự xắn tay tham gia vào từ cấp C-level, cấp lãnh đạo để cùng nhau ngồi xuống sắp xếp lại toàn bộ vận hành của tổ chức, phối hợp các trưởng bộ phân để cùng đồng thuận và xây dựng.

Đừng đẩy trách nhiệm nay cho bộ phận HR, hay bộ phận công nghệ, nó cần có sự cầm trịch và chính CEO phải rất rõ ràng việc này cho tổ chức mình như thế nào, và việc mời gọi các trưởng bộ phận đến chỉ là 1 cách để chuyển thể những điều trong đầu CEO qua đầu các head bộ phận, từ đó có sự đồng thuận cùng nhau thực thi để đưa tổ chức đi lên.

Hy vọng qua bài viết này, các anh em giải pháp local cũng từ đó rút ra được nhiều ý để có thể cập nhật lại trong chiến lược 2023 cho việc chuẩn hóa lại luồng giao tiếp và cộng tác trong giải pháp.

Khi tổ chức đã thông suốt luồng giao tiếp, làm việc, quy trình nội bộ thì hiệu suất tăng lên, hiệu suất của tổ chức quan trọng và là nền tảng cho tổ chức đi xa hơn, đi nhanh hơn.

Điều đó nằm trong tầm tay của các chủ doanh nghiệp.

Link bài trên Facebook cho bạn tham khảo:

https://www.facebook.com/khongphaituan/posts/pfbid0kznJ7GFLo5M1VpmEVsijURWtRjFg5ek6kw1GESYMM2zvPtgTedER3YDT5JtxJAqfl