Recap, video và tài liệu sau buổi workshop “Kinh nghiệm triển khai Lark Suite”

Đây là bài chia sẻ tâm huyết và đầy hào phóng từ anh Hồ Đông Thụ đến Cộng đồng Larksuite (Học hỏi & Chia sẻ)

Mến chào các anh, chị em. Như đã hứa trong buổi workshop offline tại HCM, và buổi online; mình xin gửi đến mọi người recap, video và các slide tài liệu nhé.

• Link slide tài liệu: https://bit.ly/lark-workshop-01-shareslide

• Link video record buổi online trên Zoom: https://bit.ly/lark-workshop-01-video

Dưới đây là một số key note của buổi workshop, để các anh em dễ theo dõi nhé!

#1 - DIGITAL WORKPLACE LÀ XU HƯỚNG TẤT YẾU.

Định nghĩa về Digital Workplace của Invgate “A digital workplace is a set of tools and applications that employees can use to perform daily tasks and activities while working remotely. It facilitates communication between colleagues, makes it easy to share files and documents, and simplifies remote collaboration”

Từ đây chúng ta có thể thấy Digital Workplace sẽ là một xu hướng tất yếu của làm việc hiện tại và tương lai gần khi mọi người cần những công cụ linh hoạt giữa giao tiếp, quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu. Điều này càng rõ rệt hơn khi rất nhiều công ty xem hybird working là một xu hướng tất yếu.

#2 - TRIỂN KHAI LARK - BẮT ĐẦU TỪ MINDSET.

Tổ chức cần trả lời được những câu hỏi sau đây theo thứ tự:

Why: Tại sao cần phải Chuyển đổi số? - What: Chuyển đổi số theo hướng nào? - How: Sử dụng công cụ gì?

Khi ấy, động lực áp dụng Chuyển đổi số và không gian làm việc số mới thực sự rõ ràng và mạnh mẽ.

Sẽ có 2 dạng tổ chức điển hình khi áp dụng triển khai hoặc dịch chuyển từ công cụ cũ sang Lark, hay các công cụ chuyển đổi số khác.

• Fresher / Startup: những tổ chức nhỏ, mới thành lập. Các tổ chức này nên bắt đầu với những tính năng về Giao tiếp (Message), sau đó tới Quản lý công việc (Task, Bitable) và sau đó tới Quy trình (Approval)

• Corporation: những tổ chức quy mô lớn. Các tổ chức này nên chọn bắt đầu với những phòng ban dễ dịch chuyển như Nhân Sự, Hành Chính trước. Hoặc cũng có thể cho những nhóm dự án độc lập của tổ chức tiên phong dùng trước.

#3 - TẬN DỤNG TỐI ĐA CÁC TÍNH NĂNG HAY CỦA LARK.

Nguyên lý của Lark là: “the All-in-One Digital Collaboration Hub”, trong đó ứng dụng Nhắn tin có thể coi là trái tim, mọi hoạt động của Lark như Tasks, Approval, Dóc… đều có thể tương tác và xem trong tin nhắn.

Khi tư vấn triển khai, chúng ta nên tận dụng thế mạnh của Lark để triển khai từng bước, từng phần tính năng (các bạn có thể xem slide 9)

Như 4 case study mình nêu trong buổi workshop đều xoay quanh những tính năng hay nhất của Lark.

1- APPROVAL

• Các quy trình phê duyệt của các phòng ban từ của Nhân sự, Kế toán, hay các team chức năng đều được mang lên Lark.

• Tính năng thiết kế process approve giúp cho luồng duyệt, nhắc nhở, thông báo khi được duyệt trở nên tự động hoàn toàn. Đây chính là yếu tố cốt lõi giảm sự can thiệp thủ công và tăng thời gian.

2 - TASKS VÀ BITABLE

• Các tasks ngang hàng Person to Person được mọi người gửi nhau qua Lark Tasks nhanh hơn tới 30% so với việc gửi qua Trello. Các mọi người colab với nhau bằng comment trên Tasks, và các con bot hoạt động nhắc nhở Taks làm cho việc giao và nhận tasks trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

• Bitalbe thì lại cung cấp các tính năng tuyệt vời để lên kế hoạch và quản lý các dự án phức tạp với nhiều chế độ xem và thiết lập khác nhau.

3/ QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU - OKRS GIÚP MỤC TIÊU CỦA TỔ CHỨC, PHÒNG BAN VÀ CÁ NHÂN TRỞ NÊN MINH BẠCH THỐNG NHẤT HƠN.

• Triết lý của OKRs rất tuyệt vời, nó tạo ra tính gắn kết vì mục tiêu chung của từng cá nhân với tổ chức. Và Lark đã mang thành công ORKs lên hệ thống này một cách đơn giản và trực quan.

• Bên cạnh đó, tính năng Alignment - gắn mục tiêu của mình với mục tiêu của các thành viên còn lại tạo ra yếu tố Nhịp độ trách nhiệm rất tuyệt vời.

• Việc minh bạch mục tiêu cá nhân, gắn nó với mục tiêu của các thành viên khác giúp mọi người hiểu được một điều: Kết quả công việc của mình - là tiền đề cho công việc tiếp theo của người khác. Từ đó mọi người có xu hướng trách nhiệm hơn rất nhiều.

4/ DOCS VÀ WIKI GIÚP TĂNG TỐC CÁC CÔNG VIỆC SOẠN THẢO, LẬP KẾ HOẠCH LÊN TỚI 30 - 40% NHỜ CÁC TEMPLATE.

• Giờ đây các bạn có thể quick note và chia sẻ Meeting Notes với các thành viên ngay sau buổi họp nhờ template Meeting Notes có sẵn.

• Hay toàn bộ quy trình tuyển dụng của phòng nhân sự có thể nằm gọn trong một file Bitable của Docs.

• Một trong những mục tiêu sắp tới của công ty mình là template hoá toàn bộ những mẫu tài liệu hay dùng nhất lên Docs, nếu việc này hoàn thành dự kiến sẽ tiết kiệm và tăng hiệu quả cho các bạn làm quản lý dự án lên tới 30% - 40% nữa.

Recap tới đây là hết, nếu có thảo luận chia sẻ gì, anh em thoải mái góp ý nhé.

Chúc mọi người áp dụng và triển khai Lark hiệu quả, chuyển đổi số thành công, từng bước mang lại thành công và thịnh vượng cho doanh nghiệp của mình

Link bài share từ anh Hồ Đông Thụ trên Facebook:

https://www.facebook.com/groups/larksuite/posts/838317510691911/