Personal productivity - công cụ quản lý hiệu suất cho cá nhân
Mình đã thử dùng qua các tool quản lý công việc cho cá nhân, thì lựa chọn vẫn phải dùng Microsoft Todo.
App todo này Microsoft mua lại từ Wunderlist với giá 100-200 triệu đô và giờ bạn được xài free đó
Nếu bạn là người dùng cá nhân, bạn cài Microsoft Todo dùng account outlook free vẫn được nha, không cần phải mua bộ Office 365
Nếu công ty bạn chịu đầu tư thì bộ Office 365 quả thật hơi bị xịn, chỉ tiếc là các đối tác của Office ở Việt Nam chỉ đi bán license, không có đơn vị nào thật sự đi tư vấn, triển khai Office 365 để giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất cao trong vận hành.
Cơ bản nhìn chung là các partner reseller đều chỉ bán license, chắc cũng do doanh nghiệp VN không có thói quen trả tiền cho professional service kèm theo, cứ đinh ninh sẵn là mua license thì phải được support free.
Thôi back lại Microsoft Todo, nó có những thứ mà giúp mình phân loại được công việc nó thuận tiện để có sự tập trung và tăng hiệu suất.
Mình viết ra theo cách approach của Mission Control Productivity, link bên dưới cho mọi người có thể tham khảo.
1. Capture tool (Công cụ ghi lại toàn bộ những cái thứ nghĩ ra trong đầu, hoặc cần phải làm, cho cả chính cá nhân và công cty)
Bạn cần phải có 1 nơi để viết ra, và chỉ 1 nơi duy nhất, cho dù bạn viết trong sổ, chat.. thì bạn cũng phải gom về 1 nơi này, khi mọi thứ được viết ra, đầu óc bạn sẽ được tư do, không còn phải vắt não ra nhớ nhớ, quên quen.
** Và mình dùng "Tasks" để làm công cụ capture tool, nó không cho mình rename tên, nên mặc định mình sẽ phân loại "Tasks" là những thứ cần lưu trữ tạm và bỏ vào đó.
2. Mình có 3 list để phân loại công việc vào 3 rổ chứa, ý nghĩa của 3 loại này cần phải chịu khó xem tài liệu, chứ vài dòng chữ không nói lên được tinh hoa của nó
Từ những việc trong Capture Tool, mình chuyển nó sang 3 rổ này
Calendar of Occasions: Là những việc cần phải làm và đã đặt nó lên lịch và đã sắp xếp thời gian, và thời gian cần để hoàn tất cho nó - và rất rõ cần làm gì trong đó để đảm bảo thời gian sắp xếp là đủ
Not Doing Now: Là những việc tạm thời chưa sắp xếp được đưa lên lịch, có thể hằng ngày, tuần review lại và đưa lên lịch sau.
Never Doing Now: Là những việc cứ ghi ra đó, rồi sẽ thỉnh thoảng review nó lại đưa vào 2 danh sách trên (Nó như là 1 backlog)
3. Relevant Information System là những thông tin liên quan kèm theo của những việc cần làm, đó là những file tài liệu, hình ảnh, link.. thay vì lúc làm bạn phải lục tung lên tìm thì bạn lưu trữ sẵn.
MS Todo thì xịn rồi, có sẵn attachfile, note, comment trong từng việc cần làm, bạn có thể lưu trữ tài liệu thoại mái
4. Hằng ngày những gì cần làm, mình đã đưa lên lịch, hoặc mình chuyển vào "My Day" để nhìn vào nó và có sự tập trung cho những cái này thôi.
Di chuyển những việc ở "Calendar of Occasions" vào "My Day", hằng ngày mở app ra nó sẽ suggest ra cho bạn chọn đưa vào "My Day"
5. Flagged email là tuyệt tác của hệ sinh thái Office 365, bạn có 1 email nào quan trọng trong hộp mail, bạn có thể gắn cờ trong mail và nó sẽ hiển ở đây, click xem cũng rất nhanh gọn nội dung mail - khi cần reply bạn mới mở mail ra.
Nó giúp cho bạn có sự focus, thay vì mở ra 1 đống email, và flagged email như là 1 việc bạn cần làm, và bạn sẽ phân loại nó, hoặc đánh dấu nó đã hoàn tất
6. Planned - cũng là 1 toẹc tát của Microsoft Planner, từ công cụ quản lý các danh sách công việc theo team, dự án bên đó, những task nào được assign cho bạn nó sẽ hiện ở đây
Bộ Microsoft Planner hơi bị ngon, nó như trello có sẵn trong bộ Office 365
Và bạn có thể phân loại cái việc cần assign đó để cho ngày làm việc, hay việc quan trọng cần làm
Sự đầy đủ của MS Todo là bạn hoàn toàn có thể apply theo bức tranh "6 công cụ cho tăng hiệu suất", bạn phân loại nó, lưu trữ các file kèm theo liên quan, với công cụ này bên cạnh bạn sẽ không bỏ sót những gì cần làm
Nói gì dễ, nhưng việc kỷ luật nó để mỗi ngày tuân thủ theo rất khó, mình cũng lười và lâu lâu phải tự ép mình vào công cụ và tuân thủ phương pháp này để hiệu suất cá nhân tốt hơn.
Vẫn đang tập kỷ luật, chứ chưa phải master =))
Đọc thêm về Mission Control Productivity: https://www.slideshare.net/ebschmidt/what-is-mission-control
App Microsoft Todo:
https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app