Chuyển đổi số cùng Larksuite - sang xịn mịn

Vận hành thông minh, có thời gian suy nghĩ chuyện khác

Bài này là chia sẻ từ bạn Phương Thảo, Founder, Teacher, MD at Mastering Data Analytics

1. Lark là phần mềm của Bytedance (sở hữu Tiktok) nên xịn, bảo mật cao (giải quyết vấn đề: ai dùng phần mềm cũng lo bị leak data)

2. Miễn phí all functions cho team dưới 50 người (học viên thì dùng theo kiểu External Users thì unlimited) (tiết kiệm chi phí cho SMEs)

3. Phần mềm tích hợp tất cả SaaS vào 1, đỡ distract, giao diện đẹp, dễ dùng, có tiếng Việt

4. Có con BOT để remind mình, quá xịn, có cổng kết nối đổ data để báo cáo, phân tích, quá là xịn

Thật sự so với Google Space, Microsoft Teams... thì thấy quá xịn xò, 1 số phần mềm tại VN chắc cũng trầm cảm với Lark quá.

---

Hôm nay xin phép viết 1 bài hơi dài, vì mai tui đi Đài Loan rồi nên không có thời gian ngồi viết dài như vậy, nên hôm nay viết luôn. Do lúc trước có hứa với anh Tuấn (Facebook: Nguyen Ngoc Tuan), sáng lập group "Cộng đồng Larksuite (Hỗ trợ, chia sẻ)" nếu triển khai Lark thành công sẽ chia sẻ cho nhiều người biết phần mềm xịn xò này.

𝟭. 𝗣𝗿𝗼𝗯𝗹𝗲𝗺 𝗰𝘂̉𝗮 𝗺𝗶̀𝗻𝗵 𝘃𝗮̀ 𝘃𝗶̀ đ𝗮̂𝘂 𝗺𝗶̀𝗻𝗵 𝘁𝗶̀𝗺 đ𝗲̂́𝗻 𝗟𝗮𝗿𝗸?

- 𝗛𝗼̣𝗰 𝘃𝗶𝗲̂𝗻 đ𝗼̂𝗻𝗴: 𝗾𝘂𝗮̉𝗻 𝗹𝘆́ 𝗿𝗮̂́𝘁 𝘃𝗮̂́𝘁 𝘃𝗮̉

Chắc anh/chị follow mình thì cũng biết, hiện tại tại thị trường Việt Nam: lớp học về Data Analytics bên mình thuộc dạng top 1 thị trường với số lượng học viên +100 người/ lớp, mở hàng tháng nên việc support rất vất vả dù bên mình có đội assistant.

Ví dụ: đối với việc học ngành Data Analytics, khi bắt đầu thực hành hoặc vì kiến thức mới nên CÓ RẤT NHIỀU CÂU HỎI của học viên mỗi ngày, bao gồm câu hỏi trong lớp và câu hỏi bên ngoài, trên công ty. Mà mình nói anh/chị đặt câu hỏi qua Padlet đễ dễ tập trung hỏi, do chat Zalo nhiều cứ trôi trôi... mà vấn đề Padlet là 1 platform rời rạc nên học viên không nhớ để xài, nên vẫn cứ hỏi qua Zalo - Group lớp học.

Mình đã research rất nhiều platform về SRM, LMS, SIS, ERP... trong ngành Education, mình đã thử rất nhiều phần mềm bao gồm cả nước ngoài và Việt Nam (tui luôn nghĩ chỉ dùng Edtech mới giúp công ty mình đi nhanh, ngoài chất lượng khóa học thì việc hỗ trợ, quản lý phải hiệu quả để tui còn làm việc khác). Do mình làm ngành công nghệ, nên mình khá quen platform để research chọn tool, nhưng khi test tool thì có vấn đề:

1. Nếu tự build: quá lâu. Phần mềm VN build quá lâu, chi phí cao, mà chưa chắc sp đúng ý (bạn mình cty Thụy Sĩ đã build dev gần cả tỉ nhưng giờ ko còn phù hợp, nên chỉnh tới chỉnh lui rất take time). Quan trọng nhất các phần mềm tự build, hay phần mềm VN thì bảo mật rất kém, do làm Data nên bệnh nghề nghiệp, nên khi dùng bất cứ phần mềm nào tui rất quan tâm bảo mật dữ liệu của khách hàng, còn Lark thì bảo mật xịn xò (Bạn kiểm tra chứng chỉ an toàn dữ liệu Lark sở hữu: https://www.larksuite.com/en_us/trust/compliance và đây: https://www.larksuite.com/en_us/trust?from=navbar)

2. Phần mềm nước ngoài thì ko đủ chức năng, hoặc ko có tiếng Việt, giao diện chưa đẹp và quan trọng nhất khó xài, mà công ty tui đã dùng hơn 20 các SaaS khác nhau, tui hiểu: chỉ xài phổ biến khi nó dễ dùng thôi, nên học viên tui cũng vậy.

Tui sau mấy tháng test, research cũng rất xì trét, vô tình lên fb anh Tuấn (a Tuấn từng học DA bên MDA, nên mình có add friend fb nên mới biết) thấy ảnh share về Lark, quan trọng tui xem ranking Lark trên mấy app review tool chỉ 9 review 5 sao, nhưng Group VN hơn 4,5K members nên tui rất lạ.

*So với nhiều cty SMEs: tui rất chịu khó đầu tư, nghiên cứu công nghệ, để team tui optimize workload, mới có thời gian làm việc khác, nhưng khi dùng 20 SaaS thì cũng nhức đầu á, tại nhiều app quá.

Và từ khi vào Group đó, cuộc đời tui như sang trang mới.

Từ Stuck việc quản lý lớp học, tui đã tìm được phần mềm cả quản lý lớp học và quản lý công ty tui hiệu quả hơn!

Để hiểu kĩ hơn về Lark, mọi người nên vào Group tui mention trên, rất nhiều anh/chị chia sẻ rất xịn xò.

=> TỪ 2023: TẤT CẢ HỌC VIÊN MDA SẼ DÙNG LARK để học và tương tác

𝟮. 𝗧𝗿𝗶𝗲̂̉𝗻 𝗸𝗵𝗮𝗶 𝗟𝗮𝗿𝗸 𝘃𝗼̛́𝗶 𝗰𝗵𝘂̛́𝗰 𝗻𝗮̆𝗻𝗴 𝗰𝗵𝗶́𝗻𝗵 𝗻𝗮̀𝗼

Công ty tui đã bắt đầu dùng từ đầu 2023, hiện tại chức năng chính đang dùng:

• Messenger: nhắn tin thay cho Zalo, có giao task khi nhắn tin (chức năng này vô cùng quan trọng với công ty tui vì học viên chỉ thích hỏi ngay trong group chat, chứ ko muốn qua platform khác, nên convert thành task cho admin/giảng viên ngay khi chat rất hiệu quả), có nhắn theo chủ đề đỡ bị trôi, vd nhập chủ đề YEP convert thành conversation để follow riêng + đặt tên nhóm cũng dễ phân biệt nữa....

• Wiki: tập hợp file Docs, Excel, Bitable (kiểu như data model có mapping các trường với nhau, có Dashboard manage performance)... quản lý lưu trữ như Google Space

• Email: tích hợp email vào luôn, khỏi check nhiều app (Lark free 50 email miền công ty, mà do cty tui lưu data trên GG Drive nên vẫn đang dùng Google mail, còn ai chưa tạo thì tạo luôn trên Lark

• Tasks: tập hợp tasks, có sub-task, tracking như các app giao task

• Lịch: tích hợp lịch cá nhân, lịch nhóm, lịch lớp học, .... chỉ cần click thì hiển thị, tiện như Lịch Google

• Momments: mạng xã hội công ty, gắn kết nhân viên hơn

• Approval: chuẩn hóa quy trình vận hành trong công ty, tiết kiệm thời gian, quản lý được dữ liệu, link data ra báo cáo

• Attendance: tự động checkin-checkout ....link bảng chấm công cuối tháng....

• Github: cty về Data như tui, sẽ lưu all code lên đây....

• Annoucement: thông báo dài, cần hướng dẫn chi tiết...

• OKRs: học mấy khóa OKRs khó hiểu, nhưng đọc Guideline và cách triển khai của Lark quá dễ dùng.

• To-do Now: nhắc mỗi ngày nên làm Tasks gì

Nói chung, tui review sương sương, còn anh/chị nào tìm hiểu kĩ hơn lên Documents Lark và join Group nha!

Chúc anh/chị năm mới vận hành công ty hiệu quả, thông minh hơn nhé! Phải giảm được việc manual thì mới có thời gian suy nghĩ chuyện khác. Chúc bạn trẻ khởi nghiệp như mình vận hành công ty thông minh, có nhiều ý tưởng mới, đóng góp công cuộc chuyển đổi số quốc gia, kaka...

Khoe: nhờ Automation nhiều việc, nên đầu tháng 3/2023 bên mình sẽ launching khóa Enterprise Data Wareshouse - xây dựng cơ sở dữ liệu doanh nghiệp (do chuyên gia New York chính thức dạy, và Expert tại Việt Nam phiên dịch), sẽ lên website sớm trong 1-2 tuần tới nha.

Link bài post trên Facebook cho bạn tiện xem:

https://www.facebook.com/PhuongThaoAnalytics/posts/pfbid02DdzhQozYJFMsiAfxLhEPiaWDJazUngfRfapyxCp8nmcDGqC9UzQpMxEwkWmwweiml

Báo cáo công việc từ link data tự động

Bitable, quản lý như Clickup, như Excel, như Asana, vừa giống PBI có link data tự động, ta báo cáo

Wiki quản lý tài liệu trong công ty

Tính năng Chat

Email